10+ Contoh Kop Surat Untuk Perusahaan, Organisasi, Yayasan, Sekolah dan Kantor Dinas Resmi

Contoh Kop Surat Perusahaan – Dalam sebuah surat resmi terkadang kita melihat kop surat perusahaan, forum atau organisasi yang mengirimkan surat tersebut. Kop surat ini adalah bagian dari surat resmi yang letaknya di bagian atas surat. Surat-surat non formal tidak menggunakan kop surat jadi kop surat juga sebagai penanda apakah surat tersebut merupakan surat resmi atau surat biasa.

Bukan tanpa alasan kenapa hampir semua surat resmi yang berasal dari organisasi formal maupun tidak formal atau perusahaan seringkali menggunakan kop surat. Salah satunya yaitu sebagai penyebar informasi karena dalam suatu kop surat tentu Anda akan menyertakan secara lengkap alamat lengkap hingga melalui mana saja Anda bisa dihubungi.

Tentu adanya kop surat membuat seseorang lansung mengetahui bahwa surat resmi tersebut berasal dari Anda. Di sini fungsi dari kop surat adalah sebagai identitas perusahaan atau organisasi yang Anda naungi. Terlebih lagi pada kop surat selalu memilki logo atau juga bisa disebut sebagai trade mark atau ciri khas yang perusahaan Anda miliki.

Jika dirangkup secara ringkas maka fungsi dari kop surat perusahaan diantaranya adalah

Sebagai alat pengenal
Sebagai alat penyebar informasi
Sebagai identitas atau ciri khas suatu perusahaan.

Selain mengetahui beberapa fungsi utama dari kop perusahaan, sebelum Anda memutuskan seperta apa kop surat yang akan Anda buat sebaiknya perhatikan beberapa poin dasar dan bagaimana seharusnya Anda menuliskan informasi pada suatu kop surat, yaitu:

Informasi lengkap
Pada sebuah kop surat sebaiknya Anda menambahkan logo perusahaan lengkap dengan nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telfon kantor, email/fax, dan juga kode pos. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar mempermudah mereka yang ingin menghubungi atau tahu persis di mana perusahaan Anda berdiri. Dengan memberikan informasi lengkap, secara tidak langsung Anda sudah melakukan promosi marketing. Jadi sangat disayangkan jika Anda tidak menuliskan atau menginformasikannya secara lengkap.
Nama instansi/organisasi/perusahaan jelas
Gunakan huruf kapital pada nama instansi atau perusahaan Anda. Hal ini bertujuan agar saat orang lain membaca surat Anda langsung tertuju pada nama perusahaan saat pertama kali melihatnya. Bukan hanya menggunakan huruf kapital pada awal kata saja tapi secara keseluruhan. Font atau jenis huruf haruslah konsisten dan tidak berubah. Gunakan font formal atau sesuai karakteristik/trademark yang perusahaan miliki. Pastikan mudah di baca dan tidak berlebihan.
Penggunaan huruf kapital yang baik
Selain penggunaan huruf kapital tidak hanya digunakan pada nama perusahaan saja. Tetapi juga pada awal kata untuk menuliskan alamat, telfon atau fax kecuali kata sambung. E-mail pun tidak ditulis dengan huruf kapital. Hal ini dikarenakan e-mail tidak mengenal huruf kapital.
Hindari menyingkat kata
Dalam menuliskan informasi perusahaan Anda, pastikan tidak menyingkat kata. Tulis semuanya secara lengkap. Hindari menyingkat kata-kata berikut: Jalan menjadi Jln, atau Jl, kemudian alamat menjadi almt. Tuliskan lengkap agar kop surat Anda terlihat lebih resmi dan rapi.
Menggunakan tanda baca yang sesuai
Gunakan tanda baca yang sesuai dengan kebutuhan Anda dalam menyampaikan informasi perusahaan. Misalkan tanda titik dua ‘:’ yang digunakan ketika akan menuliskan nomor telfon, nomor fax, ataupun juga kode pos.