Contoh Surat Resmi

Contoh Surat Resmi akan mengantarkan Anda ke tahapan bagaimana menulis surat resmi dengan baik dan benar. Meski tak dapat dipungkiri bahwa jenis surat tersebut tetaplah sama meskipun untuk perusahaan atau instansi pemerintahan, namun urgensi surat menjadikan keduanya sedikit berbeda. Terdapat beberapa macam jenis surat resmi perusahaan yang sering digunakan dalam kegiatan operasionalnya.

 

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi merupakan suatu pernyataan tertulis yang ditujukan pada pihak internal maupun eksternal instansi dalam beberapa kegiatan dan kepentingan, entah itu berupa permohonan, pernyataan, kerjasama atau hal lainnya. Fungsinya untuk menunjukkan bahwa pernyataan yang disampaikan merupakan pernyataan resmi dengan membawa nama baik instansi atau si penulis surat. Disamping itu, surat tersebut juga mempunyai fungsi untuk menunjukkan profesionalitas dan etika si penulis.

Perbedaan Surat Resmi dan Surat Pribadi

Tak seperti surat pribadi yang sifatnya santai, surat resmi memiliki sifat formal, terkesan kaku, dan memaksa. Penggunaan EYD yang baik pun hanya dapat ditemui pada jenis surat formal, berbeda halnya dengan surat pribadi yang tidak terlalu memperhatikan etika tata bahasa dalam penulisan surat. Penyampaian pesan pun terkesan kaku karena menggunakan kalimat lugas untuk surat formal. Hal ini tidak akan ditemui dalam jenis surat pribadi. Terakhir untuk surat resmi memiliki nilai pertanggung jawaban yang tinggi karena terdapat materai yang ditempel sebelum ditandatangani. Hal tersebut juga tidak akan ditemui dalam surat pribadi.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Secara garis besar, surat resmi terbagi menjadi tiga macam. Berikut penjelasan ketiga surat resmi tersebut:

1. Surat Resmi Pemerintahan

Jenis yang pertama merupakan jenis surat formal yang lebih menekankan pada acara atau kegiatan di lingkup pemerintahan. Biasanya dapat ditemui di sekolah-sekolah maupun instansi pemerintahan lainnya. Contohnya seperti surat perjalanan dinas, surat permohonan izin, dan lain sebagainya.

2. Surat Resmi Lembaga

Selanjutnya adalah surat resmi lembaga yang lebih menekankan pada kepentingan suatu lembaga baik itu internal maupun eksternal. Lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga resmi maupun lembaga yang merupakan bagian dari suatu instansi. Misalnya saja surat permohonan izin penyelenggaraan kegiatan BEM di lingkup instansi kependidikan.

3. Surat Resmi Perusahaan

Terakhir terdapat surat resmi perusahaan, biasanya surat ini lebih menekankan pada kegiatan bisnis baik itu pada lingkup internal maupun eksternal. Misalnya saja surat permohonan kerjasama dengan perusahaan mitra, surat perjanjian kontrak kerja dan lain sebagainya.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menulis Surat Resmi

Sama seperti Berbagai Surat yang kita buat sebelumnya, Surat Resmi pun kita harus memahami dengan baik tata caranya. Berikut adalah beberapa Tips dalam Menulis Surat Resmi :

1. Buatlah kop surat

Setiap perusahaan pasti memiliki kop surat masing-masing, yang selalu digunakan pada surat dalam bentuk apapun. Nah dalam penulisan surat masuk, jangan lupa untuk mencantumkan kop surat yang terdiri dari nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon ya. Hal ini harus dilakukan agar perusahaan percaya pada perusahaan kita dan mudah menghubungi, apabila terjadi sesuatu hal.

2. Cantumkan nomor dan perihal surat

Dalam surat dinas, tentunya wajib untuk mencantumkan nomor dan perihal surat. Penulisan nomor surat akan memudahkan dalam pengarsipan, pencarian kembali, berapa surat yang telah dikeluarkan, dan sebagai bahan rujukan. Contoh dalam penulisan nomor surat adalah ‘010/MKI-11/XI/2019’, yang artinya nomor, kode, bulan, dan tahun surat. Kemudian, jangan lupa untuk menuliskan perihal surat untuk menunjukkan tujuan surat tersebut dikirimkan.

3. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar

Jangan lupa selalu gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta junjung kesopanan ya. Gunakanlah bahasa baku, meskipun karyawan perusahaan yang dikirimkan surat oleh kita merupakan teman dekat atau bahkan keluarga. Sopan dan santun pun harus dijunjung tinggi, karena bagaimana pun surat yang dikirimkan adalah surat dinas demi keperluan perusahaan.

4. Jelaskan maksud dan tujuan

Nah pada isi surat, jangan bertele-tele dalam menyampaikan maksud dan tujuan. Jelaskan dengan singkat, padat, dan jelas agar sang perusahaan memahami apa yang perusahaan kita inginkan, percaya dengan perusahaan dan menerima permintaan kita.

5. Bubuhkan tandatangan

Hal yang harus diperhatikan dalam contoh surat resmi adalah jangan lupa untuk membubuhkan tandatangan. Hal ini menandakan bahwa keseriusan kita dalam mengirim surat dan perusahaan pun mengetahui siapa yang menuliskan surat tersebut.

Contoh Surat Resmi Sekolah

contoh surat resmi sekolah menjadi suatu bacaan yang bisa Anda jadikan referensi penulisan. Surat ini tentu termasuk ke dalam jenis surat formal mengingat instansi tersebut masih berada pada lingkup pemerintahan. Untuk itu, Anda tentu sudah tidak asing dengan teknik penulisan yang mengharuskan penggunaan tata bahasa baku dengan susunan kalimat yang lugas. Agar Anda memahami dengan baik struktur surat resmi tersebut, silakan Anda simak penjelasan mengenai contoh surat resmi sekolah berikut ini.

Penulisan Surat Resmi Sekolah

Surat resmi sekolah memiliki urgensi yang berbeda dengan jenis surat resmi lainnya. Memiliki lingkup agenda dan kegiatan yang berbeda, ternyata struktur penulisannya pun tidak menunjukkan adanya perbedaan yang signifikan. Berikut penjelasan lengkapnya untuk Anda.

1. Definisi dan Kegunaan Surat

Surat resmi merupakan jenis surat yang memiliki urgensi cukup tinggi yang digunakan oleh beberapa instansi baik pemerintahan maupun swasta. Memiliki jenis yang berbeda tergantung dari kepentingannya, surat ini berfungsi sebagai media informasi, imbauan, suatu permohonan dan lain sebagainya yang dibuat oleh pembuat surat untuk ditujukan pada pihak yang berkepentingan.

2. Jenis Surat Resmi Sekolah

Surat resmi sekolah memiliki beragam jenis, diantaranya berupa surat permohonan izin untuk mengikuti lomba, permohonan perjalanan dinas, maupun hal-hal yang berkaitan dengan kesiswaan seperti undangan rapat, peminjaman inventaris dan sebagainya.

3. Penulisan Surat Resmi Sekolah

Format penulisan surat resmi sekolah tidak jauh berbeda dengan jenis surat resmi pada umumnya yakni mengharuskan penulisan kop surat yang memuat identitas si pembuat surat (jika instansi) dan juga alamat lengkapnya. Terdaapt pula penulisan tanggal, nomor, perihal dan lampiran dari surat resmi tersebut. Dilanjutkan dengan adanya pernyataan isi maksud pembuatan surat yang menjadikan pembeda dari surat lainnya. Terakhir ditulis pula nama pihak pembuat surat beserta tanda tangan si pembuat surat sebagai bentuk legalitas dan keabsahan surat tersebut.

Contoh Surat Resmi Undangan Rapat Sekolah

Setelah Anda mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan surat resmi, maka selanjutnya Anda harus paham bagaimana penulisan surat tersebut. Meski pun tidak jauh berbeda dengan surat resmi pada umumnya, namun kali ini akan dibahas secara khusus mengenai contoh surat resmi sekolah yang baik dan benar melalui penyajian contoh surat berikut ini. Simaklah dengan saksama agar Anda dapat mempraktikkannya secara mudah.

Download Contoh Surat Resmi Undangan Rapat Sekolah.docx

Contoh Surat Resmi Dispensasi Sekolah

Untuk membantu Anda memahami struktur dan isi dari surat dispensasi, berikut akan dibahas mengenai contohnya:

Download Contoh Surat Resmi Dispensasi Sekolah.docx

Surat Resmi Pemerintahan

Dilihat dari jenisnya, banyak ragam surat yang dipergunakan untuk dijadikan sebagai media komunikasi. Salah satunya adalah surat dispensasi. Mungkin sebagian dari Anda sudah tidak asing ketika mendengarnya, namun bagi Anda yang belum paham tidak usah khawatir. Selengkapnya akan dibahas mengenai contoh surat resmi Pemerintahan.

Format dan Contoh Surat Resmi Pemerintahan

Sudahkah Anda memahami format penulisan dari surat dispensasi tersebut? Jika belum, maka Anda dapat menyimak uraian mengenai format penulisan surat dispensasi berikut ini.

Kop Surat

Layaknya surat resmi pada umumnya, Anda diharuskan menuliskan kop surat pada jenis surat dispensasi tersebut. Adapun kop surat sendiri memuat nama instansi, logo, serta alamat instansi yang mengeluarkan surat permohonan meninggalkan tanggung jawab tersebut.

Nomor Surat, Tanggal, dan Lampiran

Bagian ini tak kalah penting dengan bagian lainnya. Unsur nomor surat, tanggal, serta lampiran mempunyai kegunaan selain sebagai penjelas surat, ternyata juga mempunyai kedudukan sebagai alat untuk mempermudah proses pengarsipan surat dispensasi tersebut. Terlebih untuk bagian lampiran, jika surat dispensasi tersebut ditujukan pada sebauh instansi dengan jumlah orang yang banyak, maka hal ini akan mempermudah proses pengarsipan karena sudah terperinci. Bukankah efektivitas dan efisiensi akan tercapai secara optimal?

Salam Pembuka dan Penutup

Layaknya surat pada umumnya, surat dispensasi juga harus memuat salam pembuka dan penutup. Namun, tentu bagian yang membedakannya yakni mengenai penggunaan tata bahasa yang baku.

Identitas Legalitas Surat

Agar dapat dikatakan legal, maka surat dispensasi harus dibubuhi dengan tanda tangan dan nama terang dari pihak yang berkepentingan. Jika terdapat tanda tangan, maka dapat dipastikan bahwa isi dari surat tersebut dapat dipertanggung jawabkan kelak di kemudian hari.

Contoh Surat Resmi Pemerintahan

Download Contoh Surat Resmi Pemerintahan.docx

Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris

Seperti yang sudah Anda ketahui, surat ditulis tidak hanya dalam Bahasa Indonesia saja, namun surat pun juga dapat ditujukan pada rekan, keluarga atau kolega bisnis di luar negeri. Untuk itu, agar mudah dipahami maka penulisannya pun harus menggunakan standar Bahasa Internasional, yakni Bahasa Inggris. Salah satu jenis surat yang banyak digunakan adalah surat resmi.

Format Surat Resmi dalam Bahasa Inggris

Penulisan surat resmi menggunakan standar yang baku, mulai dari penggunaan tata bahasa, kalimat yang lugas, serta format surat yang formal. Berikut adalah beberapa bagian format surat resmi dalam bahasa inggris yang dapat Anda simak penjelasannya.

1. Letter Head

Ketika menulis surat maka Anda harus memperhatikan penulisan kop surat. Tulislah identitas pengirim dengan rinci, mulai dari nama perusahaan/ instansi, alamat, dan nomor yang dapat dihubungi.

2. The Dateline

Tak lupa tulislah tanggal pembuatan surat. Dalam Bahasa Inggris terdapat dua gaya penulisan yakni American Style (03 October, 2015) atau British Style (October 03^th, 2015). Silakan Anda pilih style mana yang akan Anda gunakan.

3. The Inside Address

Jika pada bagian kop surat harus ditulis identitas atau alamat penulis surat, maka pada bagian ini silakan ditulis alamat lengkap si penerima surat.

4. The Salutation

Layaknya sapaan dalam surat formal Indonesia yakni Dengan hormat. Maka dalam bahasa inggris pun Anda harus menuliskan sapaan seperti dear madam, dear sir atau lainnya.

5. The Attention Line

Penjelasan lebih rinci mengenai si penerima surat dapat Anda tuliskan di bagian ini. Misalnya saja Anda dapat menuliskan Attention Mr. Thomas Cruise. Pada bagian ini Anda dapat menunjukkan sapaan hangat kepada penerima, namun tanpa mengesampingkan etika.

6. The Body of The Later

Masuk pada bagian inti surat, Anda harus menjabarkan maksud kedatangan surat tersebut. Anda diminta untuk menuliskannya secara lugas dengan tata bahasa yang baku.

7. The Complimentary

Bagian ini adalah bagian penutup. Anda dapat menuliskannya dalam bentu Dear, Your faithfully dan lain sebagainya.

8. Signature

Layaknya surat formal pada umumnya, Anda pun harus membubuhkan tanda tangan di akhir surat sebagai bentuk legalitas surat.

9. Reference

Tulis pula nama si pembuat surat pada bagian bawah tanda tangan yang sudah di bubuhkan sebelumnya.

10. Enclosure

Lampirkan bahan-bahan yang memang dibutuhkan atau melengkapi kedatangan surat tersebut. Lampiran dapat berupa booklet, daftar peserta atau lainnya.

Contoh Surat Resmi dalam Bahasa Inggris

Agar Anda lebih memahami penulisan surat resmi dalam bahasa inggris. Ada baiknya Anda menyimak pembahasan mengenai contoh surat resmi dalam bahasa inggris  berikut ini.

 

Download Contoh Surat Resmi dalam Bahasa Inggris.docx

Surat Resmi Perusahaan

Surat Resmi Perusahaan dapat membuka cakrawala Anda bahwa dibalik perkembangan teknologi dewasa ini yang sarat akan efektifitas dan efisiensi, ternyata tidak menutup akses penggunaan surat. Surat tetap digunakan dalam beberapa kepentingan baik itu formal maupun non formal. Terdapat perbedaan aturan penulisan antar keduanya, namun tidak mengurangi fungsi dari keberadaan surat tersebut. Untuk lebih jelasnya Anda dapat menyimak penjelasan mengenai contoh surat resmi dan tidak resmi berikut ini.

Perbedaan Unsur Penulisan Surat Resmi dan Tidak Resmi Perusahaan

Surat resmi merupakan suatu media komunikasi yang berisi tentang suatu permohonan, pernyataan atau hal lainnya baik dalam lingkungan internal maupun eksternal suatu perusahaan/ instansi. Sedangkan surat tidak resmi merupakan surat pribadi yang ditujukan untuk seorang keluarga, teman dekat maupun lainnya. Selengkapnya tentang perbedaan kedua surat tersebut dapat Anda simak pada penjelasan berikut ini.

1. Urgensi Surat
Hal pertama yang membedakan kedua surat tersebut adalah urgensi dari penulisan surat. Surat resmi memiliki urgensi yang lebih tinggi, biasanya menyangkut nama baik pribadi atau instansi. Berbeda halnya dengan surat pribadi yang tidak terlalu urgen, biasanya hanya bertujuan untuk mengetahui kabar pribadi, rencana liburan atau lainnya.

2. Sifat Surat
Perbedaan selanjutnya terletak pada sifat surat. Untuk jenis pertama yakni surat resmi memiliki sifat yang kaku, biasanya lebih mengikat dan dapat dipertanggung jawabkan isinya karena memuat tanda tangan disertai materai oleh pihak yang membuat surat. Berbeda halnya dengan surat pribadi yang sifatnya lebih santai, tidak membutuhkan adanya pemberian materai dan tentu saja isinya tidak dapat dipertanggungjawabkan.

3. Format Penyusunan Surat
Hal mendasar yang menjadi perbedaan kedua surat adalah format penyusunan surat. Surat formal memiliki standar penulisan yang berbeda dibandingkan dengan surat pribadi. Surat ini mengharuskan adanya penggunaan kop surat sebagai identitas dari si penulis surat. Dilanjutkan dengan adanya tanggal, nomor, lampiran dan perihal menjadikan pengarsipan surat formal jauh lebih mudah. Isi harus ditulis secara lugas dengan tata bahasa yang baku. Diakhir surat harus dibubuhi tanda tangan dari pihak yang bersangkutan. Beberapa surat mengharuskan adanya materai untuk mengikat kedua belah pihak, misalnya saja untuk jenis surat permohonan, pernyataan, maupun perjanjian. Sedangkan untuk surat pribadi tidak memiliki standar penulisan baku. Seseorang bebas menyampaikan tujuan penulisan surat tanpa harus mengikuti format surat.

Jenis-Jenis Surat Resmi Perusahaan

Pada umumnya surat resmi perusahaan terdapat beragam jenisnya. Secara garis besar terdapat lima jenis surat resmi perusahaan yang akan dibahas pada artikel berikut ini.

1. Surat Resmi Permintaan
Surat resmi perusahaan yang pertama adalah surat permintaan. Surat ini berisi tentang suatu pernyataan yang dibuat oleh perusahaan dan ditujukan kepada perusahaan mitra agar mengirimkan sejumlah barang (jika surat permintaan atau penawaran barang).
2. Surat Resmi Pemberitahuan
Jenis surat yang kedua adalah surat pemberitahuan. Surat ini biasanya ditujukan utnuk pihak internal perusahaan meski tidak menutup kemungkinan bahwa dapat pula dibuat untuk kepentingan eksternal. Contoh surat ini seperti pemberitahuan libur nasional, pemberitahuan perayaan ulang tahun perusahaan atau surat pemberitahuan layanan terbaru (jika ditujukan ke pihak eksternal).

3. Surat Resmi Undangan
Umumnya jenis ini hanya ditujukan kepada pihak-pihak yang berkepentingan saja baik itu internal maupun eksternal. Surat resmi undangan bentuknya sendiri bisa berupa undangan rapat, undangan panggilan kerja maupun undangan kegiatan tertentu. Hal ini menjadikan surat tersebut tidak terbuka karena hanya untuk pihak-pihak tertentu saja.

4. Surat Resmi Penawaran
Berbeda dengan surat resmi yang sebelumnya, untuk jenis surat resmi perusahaan berupa penawaran ditujukan untuk pihak eksternal perusahaan. Biasanya berupa surat penwaran kerjasama, penawaran barang atau produk baru perusahaan dan lain sebagainya.

5. Surat Resmi Penagihan
Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang finance, maka lebih sering mengeluarkan surat jenis ini karena berkaitan dengan penagihan kredit. Meski demikian tidak menutup kemungkinan untuk jenis perusahaan lainnya untuk mengeluarkan surat resmi penagihan tersebut.

Contoh Surat Resmi Perusahaan Pemberitahuan

Download Contoh Surat Resmi Perusahaan Pemberitahuan.docx

Contoh Surat Resmi Permohonan Kerjasama

Download Contoh Surat Resmi Permohonan Kerjasama.docx

Contoh Surat Dagang Resmi Perusahaan

Dalam membuat surat resmi perdagangan tentunya tidak boleh asal-asalan. Harus dibuat dengan baik dan benar serta berbahasa formal. Inilah contoh surat dagang resmi perusahaan yang benar.
Pada zama sekarang komunikasi sudah sangat berkembang dan canggih. Kini orang-orang dimudahkan dengan teknologi dan meninggalkan media komunikasi surat. Akan tetapi, surat masih digunakan dalam urusan bisnis perusahaan. Surat perusahaan biasanya berisi surat niaga yang digunakan sebagai keperluan dagang resmi. Dalam membuatnya, kamu juga harus memperhatikan hal-hal yang wajib ada dalam surat dagang. Mulai dari kop surat hingga informasi yang diberikan. Maka dari itu penting bagi kamu terutama yang bekerja di bidang marketing mengetahui bagaimana contoh surat dagang resmi perusahaan.

Pengertian dan Fungsi Surat Dagang

Surat dagang atau surat niaga merupakan surat yang dibuat untuk kepentingan dagang perusahaan. Surat dagang dikeluarkan oleh perusahaan dalam kapasitas menjalankan usahanya. Bersifat resmi yang biasanya berisi mengenai jual beli barang dan jasa, penawaran, pesanan, hingga penukaran barang. Surat ini juga bisa digunakan secara intern dan ekstern. Artinya jika dikeluarkan secara intern maka surat tersebut bisa dipakai untuk hubungan antar perusahaan itu sendiri baik tingkat pusat hingga cabangnya. Sedangkan secara ekstern dapat digunakan untuk hubungan dengan perusahaan lain.
Sebagai surat dagang, surat ini memiliki beberapa fungsi. Contoh surat dagang resmi perusahaan memiliki fungsi sebagai wujud atau bukti adanya perjanjian antara kedua perusahaan. Selain itu, juga bisa menjadi alat pengingat yang bisa diarsipkan dan bisa dilihat apabila dibutuhkan. Menjadi panduan ketika menjalankan tugas, menjadi bahan dalam mengambil keputusan, hingga sebagai sejarah yang memuat informasi tertulis didalamnya.

Hal-hal Penting Dalam Contoh Surat Dagang Resmi Perusahaan

Dalam menulis surat dagang tentu tidak boleh asal. Ada ketentuan dan tujuan tertentu ketika surat itu dibuat. Oleh karena itu penting bagi kamu memeprhatikan hal penting yang wajib ada ketika menulis surat dagang. Berikut hal dari contoh surat dagang resmi perusahaan yang benar.

1. Tujuan
Ketika menulis surat dagang maka kamu harus menyebutkan maksud dan tujuannya. Atas dasar apa surat itu dibuat. Jika tujuannya untuk menwarkan barang dagangan baru perusahaan, maka tulislah barang tersebut berdasarkan kualitasnya.

2. Jenis barang atau jasa
Jika akan memesan atau menawarkan hingga membeli barang, maka tentu kamu harus menyebutkan jenisnya. Cantumkan jenis dan jumlah barang atau jasa yang diinginkan secara terperinci. Disarankan kamu membuat daftar pesanan terlebih dahulu agar mudah memeriksanya.

3. Cara pengiriman
Dalam contoh surat dagang resmi perusahaan kamu juga harus memberikan penjelasan mengenai cara pengiriman barang atau jasa yang diinginkan. Sepakati antar kedua belah pihak. Serta cantumkan perkiraan kapan barang sampai.

4. Metode pembayaran
Pilihlan metode pembayaran. Jelaskan secara lengkap dan terperinci mengenai bagaimana cara pembayaran barang atau jasa tersebut. Kapan terakhir waktu pembayaran dan rekening yang harus dituju.

5. Pengemasan
Pengemesan menjadi hal yang harus diperhatikan. Jika dalam pengemasan barang tidak berjalan dengan baik, maka itu akan membuat pengulangan transaksi dan membuat perusahaan bekerja dua kali. Beritahukan cara pengemasan yang diinginkan.

Contoh Surat Dagang Resmi Perusahaan

Ada beberapa jenis surat dagang, mulai dari pesanan, promosi, penawaran, pengembalian, jual beli dan lainnya. Berikut adalah contoh surat dagang resmi perusahaan dalam permintaan penawaran.

Download Contoh Surat Dagang Resmi Perusahaan.docx

Contoh Surat Masuk & Surat Keluar Perusahaan

Surat masuk merupakan surat yang perusahaan terima dari perusahaan lain, yang memiliki berbagai macam tujuan. Ada perusahaan yang memiliki latar belakang sebagai perusahaan barang, maka tentunya perusahaan lain akan mengirimkan surat sebagai tanda untuk pemesanan, pembayaran, atau bahkan bisa juga komplain dan pembatalan pesanan. Nah bagi para perusahaan, sudah barang tentu untuk mengetahui contoh surat masuk perusahaan agar surat yang dikirimkan pun sesuai dengan kaidah bahasa dan sopan santun.

Sebagai warga negara Indonesia, kita jangan pernah melupakan tata bahasa Indonesia dalam pengaplikasian sehari-hari. Dengan memerhatikan contoh surat masuk perusahaan, akan membuat perusahaan kita dinilai memiliki nilai lebih dan mereka segan untuk menolak. Maka dari itu, yuk pahami dulu beberapa hal yan harus diperhatikan saat menulis surat masuk ke perusahaan lain!

Contoh Surat Masuk Perusahaan

Jika anda masih bingung dengan pembuatan surat masuk untuk perusahaan, berikut contohnya:

Download Contoh Surat Masuk Perusahaan.docx

Contoh Surat Keluar Perusahaan

Di zaman yang serba elektronik seperti sekarang ini, tak lantas membuat keberadaan surat fisik mejadi hilang. Terutama untuk tujuan formal, surat masih menjadi alat yang efektif untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar. Salah satunya contoh surat keluar perusahaan, instansi pemerintahan, sekolah, dll yang akan kita bahas pada artikel ini. Seperti namanya, surat ini adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi resi seperti sekolah, lembaga pemerintahan, organisasi, dan lain-lain kepada pihak luar.

Surat ini biasanya berbentuk surat resmi yang mengunakan bahasa baku dan sesuai Ejaan Yang Disempurnakan (EYD), disertai kop, nomor surat, dan stempel instansi pengirim. Cara membuatnya juga tak terlalu sulit. Selain syarat-syarat diatas, anda juga hanya perlu menambahkan bagian pembuka, isi, dan penutup. Surat-surat tersebut ada yang dikirimkan secara khusus kepada perseorangan seperti surat undangan untuk orang tua dari sekolah, surat rawat inap dari rumah sakit, dll. Ada juga yang bersifat umum seperti undangan kepada seluruh karyawan perusahaan. Bahkan dengan bantuan tehnologi, perusahaan biasanya tinggal mem-forward surat dalam bentuk elektronik kepada masing-masing karyawan.

Hal Yang Harus Ada Dalam Surat Keluar Instansi

Agar lebih mudah saat membuat atau merubah isi contoh surat keluar perusahaan, instansi pemerintahan, sekolah, dll, anda bisa mengikuti poin-poin berikut mengenai informasi apa saja yang harus ada dalam surat tersebut:

1. Perihal
Meskipun akan dijelaskan pada isi surat, perihal adalah salah satu hal yang harus anda sertakan. Perihal akan memberikan pandangan atau garis besar mengenai isi surat tersebut. Sehingga, penerima dapat mengerti memiliki gambaran umum dan akan hal yang dibahas di dalamnya. Maka, menyertakan perihal adalah hal yang penting.

2. Inti acara
Setelah memberikan gambaran isi surat pada bagian perihal, selanjutnya jelaskan inti surat tersebut dalam bahasa yang sopan dan lugas. Misalnya, dalam rangka merayakan hari raya natal dan tahun baru atau event-event lainnya, anda harus mengungkapkan poin tersebut.

3. Waktu dan tempat
Untuk menginfomasikan sesuatu, anda harus secara gamblang menyertakan informasi waktu dan tempat kegiatan tersebut akan dilangsungkan. Tak hanya untuk surat yang bersifat undangan, surat keluar lain seperti Surat Keterangan Rawat Inap dari Rumah Sakit juga harus disertai tanggal.

4. Penanggungjawab surat
Poin terahir yang tak kalah penting adalah penanggung jawab surat serta jabatannya. Biasanya, pihak yang berwenang atas hal tersebut adalah pimpinan seperti Direktur, Manager, Kepala divisi, dan lain-lain. Baru setelah itu, dibubuhi tanda tangan dan cap perusahaan.

Agar lebih jelas, berikut adalah contoh surat keluar perusahaan, instansi pemerintahan, sekolah, dll, untuk mengundang seluruh karyawan dalam rangka kegiatan internal.

Download Contoh Surat Keluar Perusahaan.docx

Contoh Surat Niaga

Apakah anda tahu apa yang dimaksud dengan contoh surat niaga untuk perusahaan dan badan usaha? Surat Niaga adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh badan usaha atau seseorang yang mewakili perusahaan untuk keperluan niaga atau bisnis. Surat niaga adalah jenis surat resmi yang berisi tentang penawaran, jual beli barang atau jasa sehingga surat ini sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Atau bisa disebut juga surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.

Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung pada bagaimana situasinyabersifat intern bila surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan maksud dari ekstern adalah ketika surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik itu perorangan maupun badan usaha. Untuk mendapatkan kerjasama yang baik antara perusahaan dibutuhkan komunikasi yang lancar oleh satu pihak dengan pihak lainnya. Ini berarti bahwa perusahaan harus menggunakan berbagai media komunikasi untuk bisa berkomunikasi dengan baik pada kolega mereka.

Surat pada saat ini sudah sangat jarang digunakan sebagai media komunikasi, masyarakat modern cenderung lebih mengandalkan alat komunikasi yang instan. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa surat masih banyak digunakan oleh perusahaan guna urusan perniagaan. Dengan menggunakan surat, suatu perusahaan lebih terkesan professional dan resmi dalam menghubungi perusahaan lainnya.

Hal Penting Tentang Contoh Surat Niaga Untuk Perusahaan Dan Badan Usaha

Terdapat beebrapa hal yang perlu diperhatikan saat membuat surat niaga yaitu:

1. Maksud dan Tujuan adanya Surat
Dalam surat niaga sangat penting untuk menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut. Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya penawaran. Menawarkan barang, maka sebutkan surat penawaran tersebut berdasarkan barang yang akan ditawarkan

2. Jenis dan Jumlah produk
Di dalam surat niaga suatu perusahaan pemberi surat harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk atau jasa yang akan dipesan atau ditawarkan. Untuk memperjelas jenis dan jumlah produk anda bisa membuat daftarnya dengan rapih agar mudah memeriksanya, dan sisipkan pada bagian lampiran.

3. Jasa Pengiriman
Untuk melakukan pengiriman terkait barang yang nnantinya akan dipesan, anda juga harus menyebutkan cara pengiriman barang/ jasa yang ingin digunakan

4. Pembayaran
untuk kejelasan cara pembayaran yang akan dipilih anda sebagai pembuah surat dan penerima surat niaga wajib untuk menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang atau jasa tersebut.

5. Cara pengemasan
Agar barang pesanan aman maka di dalam surat niaga anda juga perlu untuk menyebutkan bagaimana cara packing yang diinginkan. Selain pengemasan sesuai dengan keinginan anda, keamanan barang saat menempuh perjalanan juga lebih terjamin,

Contoh Surat Niaga Untuk Perusahaan Dan Badan Usaha

Contoh surat niaga untuk perusahaan dan untuk badan usaha dalam melakukan transaksi :

Download Contoh Surat Niaga Untuk Perusahaan Dan Badan Usaha.docx

Contoh Surat Bisnis

Surat bisnis adalah salah satu surat resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk keperluan bisnis. Walau era komunikasi semakin canggih namun perusahaan tetap menggunakan surat sebagai media komunikasi dengan mitranya. Selain itu surat bisnis juga berfungsi sebagai surat perjanjian antar perusahaan, jadi sangat penting. Surat bisnis digunakan dalam berbagai keperluan, mulai jual bei, pesanan, penawaran, promosi dan lainnya. membuat surat bisnis harus memperhatikan tujuan dan formatnya. Lalu bagaimana contoh surat bisnis untuk berbagai keperluan? Temukan jawabannya di bawah ini.

Tips Membuat Contoh Surat Bisnis Untuk Berbagai Keperluan

Surat bisnis memang memiliki berbagai jenis. Mulai dari penawaran, pesanan, pembelian, penjualan dan masih banyak lagi. Surat ini juga ditulis menggunakan bahasa baku dan menjunjung kesponan. Oleh karena itu kamu harus mengetahui cara yang tepat dalam menulis surat bisnis tersebut. Berikut tipsnya.
Menggunakan gaya penulisan yang tepat

Gaya penulisan dalam surat bisnis harus singkat dan profesional. Susunlah surat yang kamu buat sesingkat dan sejelas mungkin agar bisa dibaca dengan cepat. Langsung kepada tujuan atau poin utama yang ingin disampaikan tidak perlu memasukan komentar pribadi atau opini singat di paragraf pertama. Seperti “sehubungan dengan…”

Gunakan kata ganti pribadi
Surat bisnis bersifat resmi, karena itu gunakanlah kata ganti yang tepat. Contoh surat bisnis untuk berbagai keperluan yang baik yaitu menggunakan kata ganti “saya”, “kami”, dan “anda”. Nyatakan diri kamu sendiri dengan “saya” dan penerima surat sebagai “anda”. Apabila kamu menulis surat atas nama organisasi maka gunakanlah kata ganti “kami” sehingga pembaca tahu bahwa perusahaan yang membuat pernyataan tersebut.

Tulis jelas dan padat
Jangan bertele-tele dalam menulis surat bisnis. Pastikan penerima surat memahami apa yangkamu tulis. Pembaca akan membei tanggapan yang cepat jika maksud dari surat yang diterimas jelas. Jika kamu menginginkan penerima surat untuk merespon dengan cepat maka sampaikan juga secara singkat.

Gunakan kalimat aktif
Penggunaan kalimat aktif bertujuan untuk memudahkan penjelasan. Misalnya jika kamu ingin mengajukan permintaan maka pastikan memilih kalimat aktif, bukan pasif. Hal tersebut karena kalimat pasif akan menyebabkan tulisan ambigu dan bersifat umum, sedangkan kalimat aktif lebih efisien dan langsung pada intinya.

Menjaga kesopanan
Dalam menulis berbagai surat haruslah menggunakan bahasa yang sopan, termasuk jika itu adalah surat keluhan atau aduan. Contoh surat bisnis untuk berbagai keperluan yang benar harus tetap menjaga sikap sopan. Pertimbangkan posisi penerima dan tawarkan bantuan sebisa kamu untuk mengatasi segala situsi yang bermasalah.

Akhiri surat
Setelah kamu menulis surat dan menyampaikan tujuannya, maka akhirilah surat. Pada paragraf terakhir, rangkum poin dan garis bawahi tindakan yang akan dilakukan atau yang diharapkan dari penerima surat. Ucapkan terima kasih atas perhatian penerima dalam surat yang kamu kirim. Dengan begitu contoh surat bisnis untuk berbagai keperluan telah lengkap.

Contoh Surat Bisnis Untuk Berbagai Keperluan

Surat bisnis bisa ditulis untuk berbagai keperluan berdasarkan tujuannya. Berikut adalah contoh surat bisnis untuk keperluan pesanan.

Download Contoh Surat Bisnis Untuk Berbagai Keperluan.docx